'프레젠테이션 고수’ 당신도 될 수 있다

회사에서 상사나 경영진에게 기획서를 내는 것부터 납품계약이나 사업수주 등 일반 외부 영업활동까지 프레젠테이션 형식의 설명 방식이 일반화되면서, 프레젠테이션 능력은 직장인이 갖춰야 할 필수 항목이 됐다.

 

지난 6월 인터넷 취업포털 잡링크(www. joblink.co.kr)가 직장인 1256명을 대상으로 한 설문조사 결과, ‘업무상 능력을 인정받기 위해 직장인에게 가장 필요하다고 생각하는 것’을 묻는 질문에 ‘프레젠테이션 능력’이라는 응답이 33.7%(423명)로 가장 많았다. 최근에는 아예 신입사원 입사전형에 우리말은 물론, 영어 프레젠테이션 능력을 평가하는 회사도 속속 등장하고 있을 정도다. 직장인들이 느끼는 문제는 실제 프레젠테이션을 해야 할 기회는 잦아졌지만, 신입사원 교육기간 이후 제대로 배울 기회가 많지 않다는 것. 전문가들이 권하는 프레젠테이션 요령을 알아봤다.

 

◆프레젠테이션 환경 미리 조사해야

현장에 미리 가 보면 실제 프레젠테이션을 할 때의 불안감이나 긴장을 줄일 수 있다. 이때 프레젠테이션 장비들에 대한 점검도 필수. 아무리 훌륭한 프레젠테이션 내용을 준비했어도 예상 밖의 기계 오작동은 전체 프레젠테이션을 망칠 수도 있다.

 

◆주어진 시간보다 빨리 끝내라

주어진 시간보다 일찍 끝내는 것이 프레젠테이션의 기본이다. 파워피티 이승일 대표는 “시간독촉을 받기 시작하면 프레젠테이션을 하는 사람이나 듣는 사람이나 내용에 집중할 수 없다”며 “5분 정도 먼저 끝낼 수 있는 여유를 사전에 확보해야 한다”고 말했다.

 

◆외워서 하는 프레젠테이션은 위험!

프레젠테이션에 앞서 연습은 필수. 그러나 경험이 부족한 사람들은 경험부족을 ‘암기’를 통해 극복하려고 하지만 더 큰 낭패를 당할 수도 있다. 열린사이버대학교 컨텐츠디자인학부 황정혜 교수는 “전체 시나리오를 외울 경우, 한 대목만 잊어버려도 당황하게 돼 청중의 신뢰를 한꺼번에 잃을 수도 있다”고 말했다.

 

◆발표 순서는 결론→본론→결론으로

프레젠테이션의 목표는 이해와 설득. 중요한 주제는 서두에 전달하고 이에 대한 설명을 한 후 다시 한 번 결론을 강조하는 패턴을 사용하는 것이 일반적이다. 발표 초기에 청중의 관심을 끄는 방법이면서 확실하게 메시지를 전달하는 방법이기도 하다.

 

◆숫자는 그래프로

짧은 시간에 내용을 전달해야 하는 프레젠테이션에서 단순히 숫자로 표시된 데이터는 청중의 이해를 막는 장애물이 된다. 파워피티 석우성 교육팀장은 “시간의 흐름은 선형그래프, 항목을 비교할 때는 막대 그래프, 100%와 같은 비율을 표현할 때는 원형 그래프가 좋다”고 추천했다.

 

◆Q&A를 활용하라

질문에 대한 확실한 대응은 발표자의 신뢰성을 높이는 기회다. 예상 질문을 정리해 두면, 실제 질문을 받는 것과 무관하게 자신감이 생긴다. 발표 중간에 질문을 받을 수도 있지만 흐름을 이어가기 위해서는 “질문은 발표 후 한꺼번에 받겠습니다”고 미리 알려주는 것이 전체 흐름을 이어가는 데 효과적이다